Händlerfinanzsteuerung

Prozeßoptimierung in der Logistik der Einkaufs- und Verkaufssteuerung in Automobilhandelsunternehmen.

Beschreibung

Die Prozeßkettensteuerung des Händlerein- und verkaufs für Neu-, Gebraucht- und Lagerfahrzeuge sowie Leasingrückläufer ist eine große logistische Herausforderung, mit der alle Automobilhandelsunternehmen aller Marken konfrontiert sind.

• Fahrzeuge beim Konzern bestellen, frühestmöglich die Anlieferungszeitpunkte erkennen und in der Logistik- sowie die Liquiditätsplanung berücksichtigen, nach Möglichkeit durch automatische Übernahme von elektronischen Daten aus entsprechenden Konzerndatenbanksystemen
• Arbeitsabläufe zwischen Vertriebsmitarbeitern und Disponenten in der kaufmännischen Abteilung koordinieren
• Briefe zeitgerecht bereitstellen
• Notwendige Finanztransaktionen zur Befüllung der Hausbankkonten zeitpassend auslösen
• Ablösungezeitpunkte kalkulieren und optimiert realisieren, unter gleichzeitiger Schonung der eigenen Liquiditätsreserven
• Auslieferungszeitpunkte an den Kunden optimal planen
• Unterschiedliche Valutenregelungen und Finanzierungsmodalitäten bei unterschiedlichen Verkaufsaktionen überblicken u.v.m.

Gegenwärtig wird die Thematik der Händlereinkaufsfinanzierung und der Logistik- wie Liquiditätssteuerung weitgehend ohne Systemunterstützung realisiert, und etwaige Engpässe ausschließlich über entsprechend hohe Kreditlinien abgefangen. Veränderte Rahmenbedingungen durch Rating, Finanzkrise und Kreditverfügbarkeiten erschweren diese Situation erheblich. Wie lange sich Unternehmen die ratingabhängigen Zinsbelastungen noch leisten können, ist abzusehen.

Das von vielen Automobilhandelsunternehmen praktizierte Cash Pooling bietet keine Lösung, da das Pooling nichts an der Problematik der nicht optimierten Logistik- und Liquiditätssteuerung ändert.

Das Modul der Händlerfinanzsteuerung steuert und optimiert die Logistik- und Liquiditätskette zwischen Disponenten und kaufmännischer Abteilung in Automobilhandelsunternehmen, und setzt entsprechende Optimierungspotenziale frei.

Funktionalität

• Import von Fahrzeuglisten aus entsprechenden Vorsystemen, nach Möglichkeit aus Konzerndatenbanken, mit Anlieferungsdatum und Einkaufswert, sowohl für Einkauf als auch für Verkauf von Fahrzeugen
• Automatisches Matching über sog. Prozeßketten in Intercash über die verschiedenen Geschäftsarten (Einzelkunde, Großkunde, Leasingrückläufer u.v.m.), wobei die Prozeßketten die Finanzierungsformen und Transaktionsanweisungen vorgeben. Entsprechende Prozessketten können durch Mausklick individuell pro Marke und Handelsunternehmen schnell und einfach konfiguriert werden
• Je nach Finanzierungsform (Kontokorrentzahlung, Finanzierung über Ratenablösen mit Prolongationen, Finanzierung mit Sofortablöse, Valutenregelungen, Kreditaufnahmegebühren, Finanzierungskosten, Revolving-Konten-Abwicklung, Netto- bzw. Bruttofinanzierung u.v.m.) macht Intercash einen automatischen Abgleich mit etwaigen OP-Daten oder erzeugt eigenständig planerische Zahlungspositionen und verteilt diese entsprechend über die Zeitachse der Liquiditätsplanung, wenn noch keine OP-Daten gebucht sind
• Realisierung von Strategieempfehlungen mit Ablösen, Überwachung der Finanzierungskonten, Überwachung von Auslieferungsbedingungen, automatische Berechnung des Briefbereitstellungszeitpunkts in Abhängigkeit von der geplanten Auslieferung, automatische Kalkulation optimaler Ablösezeitpunkte, automatische Berechnung von optimalen Auslieferungszeitpunkten an den Kunden
• Optimierung der Logistikkette durch systemtechnisch kontrollierte enge Verzahnung zwischen Vertrieb, Disposition und kaufmännischer Abteilung in einem Handelsunternehmen
• Nachträgliche Leistungskontrolle in der Steuerung des Finanzierungs- und Auslieferungsprozesses

Nutzen

• Optimale Koordination zwischen Verkauf, Disposition und kaufmännischer Abteilung für jedes Fahrzeug, vollautomatisch durch Intercash gesteuert und optimiert. Der gesamte Logistikprozeß der Auslieferung kann optimiert und verkürzt werden, indem die Auslieferungszeiträume enger gewählt und damit das unternehmerische Risiko drastisch verringert wird
• Maximale unternehmerische Sicherheit für das Handelsunternehmen durch automatische Steuerung der Leistungszeitpunkte
• Zinsersparnis durch konsequente Vermeidung von Auslieferungsverzögerungen
• Verbesserung des Rating mit Verringerung der Zinskosten durch ratingkonformes cash/ treasury management
• Konsequente Vermeidung von Überbuchungen der Finanzierungskonten durch tagesgenaue Überwachung
• Deutliche Verbesserung des cash/ treasury management durch kybernetische Steuerungsmethodik, Liquiditätspunktlandungen auf Kontokorrent- und BBO-Finanzierungskonten, Steigerung der Umsatzrendite im Handelsunternehmen 
   

Beispielrechnung (nur ein Teil der Optimierungsmöglichkeiten)

• Autohaus verkauft 2.000 Neuwagen pro Jahr
• Der Einkaufspreis pro Fahrzeug liegt bei durchschnittlich 28.000 €
• Durch Optimierung der Händlerfinanzsteuerung und Straffung des Finanzsteuerungsprozesses kann die durchschnittliche Liegezeit des Fahrzeugbriefs um ca. 5 Tage verkürzt werden.
• Der Finanzierungszinssatz beträgt 7% p.a.
• -> 2.000 Neuwagen * 28.000 €/Neuwagen * 7%/360 * 5 = 54.444 €

Referenzbericht

Autohaus Josef Wagenblast GmbH + Co. ist ein Automobilhandelsunternehmen für die Marken VW und Audi mit 6 Betrieben in Ost-Würtemberg. Seit 2004 verwenden wir Intercash im Rahmen der automatischen Verbuchung der Banken mit großem Erfolg. Seit kurzem ist auch die Liquiditätssteuerung von Intercash im Einsatz.
Ziel dieses Moduls ist es, im Rahmen der Händlereinkaufsfinanzierung sämtliche Liquiditätsströme des Unternehmens mit den entsprechenden Betrieben und Marken taggenau in die Zukunft abzubilden, um auf Basis dieser Vorhersage zum einen Liquiditätsplanungen durchzuführen, zum anderen optimierend zu steuern (optimierendes cash/treasury-management mit Ratingverbesserung, Erhöhung der Umsatzrendite, Rückführung der Linien)
Folgender standardisierter Ablauf ist in Intercash realisiert:

• Automatische Bereitstellung der Fahrzeugdaten aller Fahrzeugtypen über die Newada/Vaudis-Schnittstelle für die verschiedenen Betriebe (verschiedene Geschäftsarten wie Neufahrzeuge, Gebrauchtfahrzeuge und Nutzfahrzeuge, verschiedene Hersteller, verschiedene Filialen), Übernahme der Daten nach Intercash. Erstmalig Inventur über die in Intercash integrierte Archiv-Funktion
• Beschaffung der Bankfinanzierungsdaten vom entsprechenden Bankenportal im Internet als CSV-Datei, Integration in Intercash und automatischer Abgleich mit den Fahrzeugdaten
  Über sog. Prozeßketten legt Intercash pro Fahrzeug fest, wie die entsprechenden Liquiditätsbewegungen in der Zukunft ablaufen.
• Einmalige Definition von sog. Prozeßketten bei Inbetriebnahme des Systems, um die Fahrzeugdaten je nach Geschäftsart und Hersteller automatisch zu matchen. Zahlreiche Aspekte werden dabei berücksichtigt
• Automatische Zuordnung sämtlicher Einkaufs- und Vekaufsspezifikationen eines Fahrzeugs
• Korrekte Bewertung der Anlieferungszeitpunkte (Schauglaswochen, validierte Anlieferungszeitpunkte) im Rahmen des Neuwagengeschäfts
• Automatische Berechnung von Einkauf-Zieldaten im Rahmen des Neuwagengeschäfts in Abhängigkeit vom Hersteller
• Berechnung von abweichenden Anlieferungsdaten bei ausländischer Fahrzeugfertigung
• Automatische Berücksichtigung von Selbstabholung bei Audi mit definierter Valuta
• Automatische Berechnung von Valutenregelungen bei entsprechend festgelegten Fahrzeugen
• Automatische Berücksichtigung von Inzahlungnahmen im Rahmen des Neuwagengeschäfts
• Fahrzeuggenaue Liquiditätsplanung mit Darstellung sämtlicher Finanzaktivitäten auf Tagesbasis
• Automatische Berechnung der optimalen Briefbereitstellungszeitpunkte
• Automatische Bewertung aller sonstigen Finanzaktivitäten außerhalb des Automobilhandels, insbesondere wiederkehrende Zahlungen, OP-basierend wie auch nicht OP-basierend, inclusive der durch Intercash erlernten Profilwerte für Zahlungsverhalten, Liquiditätsmuster und Risikoprofile
• Memofunktion für Leasingrückläufer mit automatischer Integration in die entsprechenden Finanzierungsprozesse und Berücksichtigung im Liquiditätsforecasting
• Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten wie z.B. Auslieferungsverzögerungen, Zinsbelastungen, Standzeiten, Verkäufereffizienz

• Alle Fahrzeugdaten in sämtlichen dargestellten Ausprägungen werden tagesbasierend korrekt abgebildet und hinsichtlich ihrer Finanzierungsarten und Liquiditätsströme in Intercash berechnet
• Durch taggenaue Darstellung der Liquiditätsflüsse in der Zukunft erreichen wir einen hohen Transparenzgewinn, insbesondere erkennen wir valide Liquiditätsüber- und unterdeckungen, auf die wir frühzeitig reagieren können

Referenzbericht 

• Händlereinkaufsfinanzierung: Je nach Geschäftsart (Großkundengeschäfte, Privatkundengeschäfte) werden unterschiedliche Finanzierungsformen bedient. Durch automatische Übernahme der Fahrzeugdaten aus einem entsprechenden Vorsystem über entsprechende Schnittstellen und Übergabe eines Kenners für die jeweilige Geschäftsart pro Fahrzeug ordnet Intercash mit Hilfe hinterlegter Schablonen eine passende Prozeßkette zu und steuert auf diese Weise den gesamten Finanzierungsprozeß vollautomatisch.
• Ratenzahlungen: Prolongationszahlungen und die damit verbundenen Gebühren werden gemäß einem hinterlegten Ratenzahlungsplans durch Intercash vollautomatisch abgewickelt. Entscheidend ist hierbei die fristgerechte Bereitstellung von Geldern auf dem entsprechenden Konto, zumal Prolongationszahlungen per Einzugsverfahren abgebucht werden.
• Automatischer Abgleich mit OP-Daten und Plandaten: Intercash prüft im Rahmen der Übernahme von Fahrzeugdaten automatisch, ob entsprechende OP-Daten in der Fibu vorhanden sind, die mit den entsprechenden Finanzierungsdaten aus den hinterlegten Schablonen bestückt werden, oder ob es Planwerte anzulegen gilt, die mit entsprechenden Ratierungen oder als einmalige Positionen in die Liquiditätsforecastberechnung einfließen.
• Teileabbuchungen: Analog gilt dies auch für Teileabbuchungen, wo Intercash entsprechend dem hinterlegten Zahlungsziel fristgerecht die benötigten Beträge auf dem entsprechenden Abbuchungskonto bereithält. Würden auf dem Konto keine ausreichenden Mittel zur Verfügung stehen, hätte dies negative Auswirkungen auf die Ratingbewertung durch die Bank.
• Überwachung des Finanzierungskontos: Auf Grund der hinterlegten Ratenzahlungspläne kennt Intercash die aktuelle und künftige Belastung des Finanzierungskontos. Ratenabbuchungen für bereits finanzierte Fahrzeuge entlasten das Finanzierungskonto. Neue Fahrzeuge, die bislang noch nicht in die Finanzierung eingegangen sind, aber bereits in der Planung stehen, belasten das Finanzierungskonto gemäß der vorgegebenen Ratenzahlungspläne. So entsteht eine komplizierte, sich fortlaufend ändernde Belastungskurve des Finanzierungskontos, was durch Intercash vollautomatisch überwacht wird. Insbesondere wissen wir zu jedem Zeitpunkt, wieviel an Reserve für etwaige weitere Finanzierungen noch vorhanden ist, oder ob das Limit zu einem bestimmten Zeitpunkt bereits auf Grund der aktuellen Finanzierungsvorgänge überschritten wird.
• Briefanforderung und Ablösen: Der Verkauf eines Fahrzeugs initiiert den Briefanforderungs- und Ablöseprozeß, immer in optimaler Abstimmung zum geplanten Auslieferungstermin an den Kunden. Dabei handelt es sich um einen komplizierten Ablauf, der mehrere Aspekte berücksichtigen muss. Zum einen die finanzielle Ablöse durch fristgerechte Bezahlung des Fahrzeugs an die Konzernbank, zum anderen die damit verbundene Briefbereitstellung und die möglichst zeitgerechte Auslieferung des Fahrzeugs an den Kunden mit der korrespondierenden Kundenzahlung. Je straffer dieser Prozeß organisiert ist, desto geringer sind die Risiken und etwaige finanzielle Ausfälle. Jede Verzögerung in der Abwicklung des Ablöseprozesses führt zu unnötigen finanziellen Verlusten. Im Umkehrschluß bedeutet dies: Je straffer der Briefanforderungs- und Ablöseprozeß durch Systemunterstützung organisiert ist, desto höher ist die Umsatzrendite pro verkauftem Fahrzeug.
• Fazit: Mit Intercash verfügen wir über ein intelligentes Liquiditätssteuerungssystem, das uns in allen Finanzbelangen unterstützt. Entscheidend ist dabei, dass wir Liquiditäten nicht mehr nur, wie bisher, planen, sondern mit Systemunterstützung operativ optimieren. Entsprechende Strategien werden durch Intercash täglich berechnet, bewertet und proaktiv zur Umsetzung vorgeschlagen. Durch die Fähigkeit zur taggenauen Liquiditätsprognose können wir die Liquiditätstransparenz und die unternehmerische Sicherheit erheblich steigern. Des weiteren ist die in Intercash vorhandene Liquiditätssteuerung im Hinblick auf die Händler-Einkaufsfinanzierung verbunden mit der zeitnahen Ablösung von Krediten und dem korrespondierenden Zahlungseingang des Kunden unerlässlich. Durch Umsetzung der Optimierungsstrategien lassen sich Zinsbelastungen verringern, Zahlungsströme verbessern und Thesaurierungseffekte realisieren. Im Resultat erreichen wir damit eine höhere Umsatzrendite und eine bessere Ratingbewertung für unser Unternehmen.“

Franz Schmittlein, Leiter Controlling, Autohaus Rolf Horn GmbH

Schutzrechte, Patente, Warenzeichen

US Patent No. 6,269,329

Systemvoraussetzungen

Windows-Betriebssystem aller Ausprägungen, ab Pentium 3 Prozessor, Mindesbedarf auf Festplatte: 100 MB, langsam wachsend auf ca. 500 MB. Dual Core Prozessoren werden unterstützt, sind aber keine Voraussetzung. Lauffähig in Terminal-Server- und Citrix-Umgebung.

Schnittstellen

• VAUDIS-Schnittstelle und Formel 1-Schnittstelle für Fahrzeugdaten
• Schnittstellen zu den Finanzierungsbanken